최신 제·개정 규정

문서관리규정 (제) 개정일 : 2018.03.01
규정 : 문서 관리규정(2018.3.1.).pdf pdf다운로드

제 1 장  총  칙


제1조(목적) 이 규정은 성균관대학교(이하 “본교”라 한다)에서 취급하는 문서의 작성ㆍ처리ㆍ유통에 관한 사항을 규정함으로써 문서관리의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 문서의 작성ㆍ처리ㆍ유통은 다른 특별한 규정이 없는 한 이 규정에 정한 바에 의한다.
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
  1. “문서”라 함은 교무수행상 본교에서 작성되어 대내외적으로 시행되거나 처리부서에서 접수한 모든 서면 및 이에 준하는 것(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 의미한다)을 말한다.
  2. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 팀(부서)을 말한다.
  3. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.
  4. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.
  5. “서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.
  6. “전자문자서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
  7. “전자이미지직인”이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.
  8. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
제4조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 규범문서, 지시문서, 학적관계문서, 공고문서 및 일반문서로 나눈다.
  1. 규범문서 : 「정관」ㆍ「학칙」 및 본교의 제규정에 관한 문서를 말한다.
  2. 지시문서 : 지시ㆍ일일명령등 교내 각 부서의 교직원 또는 학생에게 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성된 문서를 말한다.
  3. 학적관계문서 : 졸업생ㆍ재학생 및 재적생의 학적ㆍ성적등에 관련된 사항을 기록한 문서를 말한다.
  4. 공고문서 : 공시ㆍ공고등 일정한 사항을 교직원ㆍ학생 또는 이해관계인에게 알리기 위한 문서를 말한다.
  5. 일반문서 : 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
제5조(문서의 성립과 효력발생) ① 문서는 특별한 규정이 없는 한 서명(전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.
  ② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.


제 2 장  문서의 작성ㆍ처리


제 1 절  문서작성의 일반사항


제6조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
  ② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
  ③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
  ④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
제7조(문서의 용지 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.
  ② 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색으로 할 수 있다.
제8조(문서의 전자적 처리) 단위기관(행정부서 포함)의 장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
제9조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
제10조(면표시) ① 문서의 면표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
  ② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 부여한다.
  ③ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여대상에서 제외한다.
제11조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.
  1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
  2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
  3. 허가ㆍ인가 및 등록 등에 관계되는 문서
  ② 전자문서의 간인은 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.


제 2 절  문서의 구성


제12조(문서의 구성 등) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문ㆍ본문ㆍ결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목ㆍ내용 및 붙임으로 구성한다.
  1. 두문은 학교명 및 수신자로 한다.
  2. 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.
  3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명 포함), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 학교의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호, 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
  ② 제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 제23조와 제34조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명을 쓰고 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 기재한다.
  ③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다.
  ④ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.
제13조(항목의 구분) 문서의 내용을 두개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
  1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4., ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라., ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4), ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라), ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  6. 여섯째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  7. 일곱째 항목의 구분은 ① , ② , ③ , ④ , ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, ㆍㆍㆍ 로 나누어 표시한다.
  9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우 하., 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), <거>, ㆍㆍㆍ 등으로 표시한다.
제14조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하며, 첨부물이 있을 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하여야 한다.
  ② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하여야 한다.
  ③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 “이하빈칸” 표시를 하여야 한다.
제15조(발신명의) ① 대외문서의 발신명의는 총장으로 한다. 다만, 교내 각 부서 혹은 기관간 발신하는 문서(이하 “대내문서”라 한다)는 당해 부서장 혹은 기관장의 명의로 한다.
  ② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.


제 3 절  기안문서의 작성


제16조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격상 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
  ② 특별한 결재절차에 사용하는 기안문서의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.
  ③ 문서의 기안은 문서관리규정이 정하는 별지 제1호 서식의 기안문서(이하 “기안문”이라 한다) 서식으로 하여야 한다. 다만, 별지 제1호의2 서식 등 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.
  ④ 문서의 기안은 별지 제1호 서식에 의한다. 다만, 정기ㆍ수시 보고 또는 통보, 경미한 사항의 허가ㆍ인가ㆍ증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
  ⑤ 2이상의 단위기관의 장의 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 기관에서 기안하여야 한다.
제17조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시해야 한다.
  ② 문서의 내용이 다른 보조기관 또는 보좌기관이나 다른 단위기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다.
  ③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여 서명하여야 한다.
제18조(기안자 등의 표시) ① 제17조의 규정에 의하여 기안한 자는 기안자란에 서명하며 제19조제1항 및 제2항의 규정에 의하여 검토 또는 협조한 자는 해당란에 그 직위를 쓰고 서명하여야 한다.
  ② 기안문에 첨부되는 계산서ㆍ통계표ㆍ도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 서명 또는 날인한다.
제19조(검토자의 수) 단위기관의 장은 결재권자의 결재에 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 아니하도록 노력하여야 한다.
제20조(결재) ① 문서는 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다.
  ② 총장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관 또는 보좌기관으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 위임전결사항은 본교의 「위임전결규정」이 정한 바에 따른다.
  ③ 결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
제21조(전결 등의 표시) ① 제20조 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 한다.
  ② 대결을 하는 문서로서 결재권자의 후열을 받아야 하는 경우에는 결재란의 오른쪽 여백에 “후열” 표시를 하고 결재권자의 후열을 받아야 한다.
제22조(검토ㆍ협조 및 결재 중인 문서의 열람체계 구축) 총장은 검토ㆍ협조 및 결재 중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.
제23조(문서의 등록) ① 문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 생산등록번호를 부여하고, 처리부서별로 별지 제2호 서식의 기록물등록대장에 등록하여야 한다. 이 경우 내부결재문서는 기록물등록대장의 수신처란에 “내부결재” 표시를 한다.
  ② 제1항의 규정에 의한 등록을 하여야 할 문서의 범위는 당해 부서에서 기안한 모든 문서, 기안문 형식외의 방법으로 작성하여 결재를 받은 문서 기타 부서의 장이 중요하다고 인정하는 문서로 한다.
  ③ 기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽 위의 여백에 별표 5에 의한 문서등록표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.


제 4 절  시행문의 작성


제24조(시행문의 작성) ① 대내협조문서 및 대외문서의 시행문은 최종결재자의 결재가 종료한 기안문에 발신명의 기관장의 서명(또는 직인)을 날인하여 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.
  ② 전자적으로 생산된 문서는 전자문서시스템에 발신명의 기관장(부서장) 사인을 사전에 등록한 후 최종결재가 종료한 후 발송처리과정을 통하여 사인을 전자적으로 날인하여 시행문을 작성하여야 한다.
제25조(문서의 발신원칙) 문서는 직접 처리하여야 할 단위기관(행정부서 포함)에 발신한다.
제26조(직인날인 및 서명) ① 총장 또는 단위기관장의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 총장 및 단위기관장이 서명을 하고, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조기관 및 보좌기관이 서명을 한다. 다만, 전신 또는 전화로 발신하는 문서나 신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.
  ② 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
제27조(직인의 위치) ① 직인은 그 기관 또는 직위의 명칭의 마지막 글자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.
  ② 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명(전자문자서명을 제외한다)하여 시행하되, 필요한 경우에는 발신명의인의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.
제28조(직인인영의 색깔) 직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 직인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.
제29조(인영의 인쇄사용) 처리부서의 장은 직인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 당해 기관의 장의 승인을 얻기 전에 당해 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.
제30조(직인생략 등) ① 제26조제1항의 규정에 의한 “경미한 내용의 문서”라 함은 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서를 말한다.
  ② 제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의 표시의 오른쪽에 별표 7의 “직인생략” 또는 “서명생략”(보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.
제31조(철인사용) 문서작성 및 시행에 있어 특별히 필요하다고 인정되는 경우에는 철인을 사용할 수 있다.
제32조(직인, 전자서명 등 등록) ① 총장직인외의 각종 직인(부총장, 대학원장, 학장, 부속ㆍ부설기관장등)은 일정한 절차에 의하여 총괄지원팀에 등록하여야 하며, 관련 업무는 「학교법인및사립학교직인규칙(교육인적자원부령)」을 준용하여 총괄지원팀에서 처리한다.
  ② 정보통신망을 이용하여 문서를 작성ㆍ처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)과 전자서명을 별지 제15호 서식에 의하여 총괄지원팀에 등록하여야 하며, 개인별 비밀번호는 수시로 변경해야 한다.
제33조(문서의 발송) ① 시행문은 처리부서에서 발송하되 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.
  ② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 또는 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ전신ㆍ전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
  ③ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.


제 5 절  접수문서의 처리


제34조(문서의 접수 및 처리) ① 모든 대외문서는 총괄지원팀에서 접수함을 원칙으로 하며, 처리부서에서 직접 받은 대외문서는 지체없이 총괄지원팀에 이를 인계하여야 한다. 다만, 대내문서는 처리부서에서 직접 접수한다.
  ② 접수된 문서에는 별표 10, 11의 “문서처리인”을 찍고 총괄지원팀은 별지 제4호 서식의 “대외문서접수대장”에, 처리부서는 별지 제5호 서식의 “문서접수대장”에 각각 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
  ③ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
  ④ 제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
제35조(문서의 배부) 총괄지원팀은 수신한 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다.
제36조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 단위기관의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호ㆍ시행일자ㆍ제목과 반송사유를 명시하여 발신기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.
  ② 처리부서는 총괄지원팀으로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 총괄지원팀에 반송하여야 하며, 총괄지원팀은 당해 문서를 즉시 재배부한다.


제 3 장  문서보관 및 보존


제 1 절  보존기간


제37조(문서보존기간별 분류) ① 문서의 보존과 관련된 사항은 전자문서가 아닌 일반문서를 기준으로 하여 규정하며, 전자문서의 보존은 특별한 장애가 발생하지 않는 한 영구보존을 원칙으로 한다.
  ② 문서의 보존기간별 분류는 다음에 의한다.
  1. 영구보존문서는 영속할 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 중요 연혁을 증명하는 서류와 각종 중요 대장을 말하며 원본을 마이크로필림으로 촬영한 후 원본과 필림을 모두 보존하는 문서를 말한다.
  2. 준영구보존문서는 영구보존할 필요는 없으나 20년내지 30년간 보존할 문서로서 원본을 마이크로필림으로 촬영한 후 원본을 폐기하여도 무방한 문서를 말한다.
  3. 10년보존문서는 후일에 장기간 증거가 될 문서를 말한다.
  4. 5년보존문서는 후일에 증거 또는 참고가 될 문서를 말한다.
  5. 3년보존문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서를 말한다.
  6. 1년보존문서는 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서를 말한다.
  ③ 문서의 종별보존기간은 별지 “문서종별보존기간”으로 한다.
제38조(보존기간 변경) 처리부서는 총장의 승인을 얻어 제37조의 문서보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.
제39조(기산) 처리완결된 문서의 보존기산은 다음 학년도 개시일로 한다.


제 2 절 문서의 보안


제40조(문서보안) 문서의 보안이라 함은 생산된 문서를 보안등급에 따라 관리함으로써 불법적으로 검색ㆍ열람ㆍ유통되는 것을 방지함을 의미한다.
제41조(보안등급) ① 문서생산자는 문서의 생산단계에서 다음의 보안등급에 따라 문서의 보안등급을 설정해야 한다.
  1. 비밀문서
  2. 대외비문서
  3. 일반문서
  ② 비밀문서 및 대외비문서(이하 “보안문서”라 한다)의 열람이 허락된 자는 비밀번호 관리를 철저히 해야 한다.
제42조(전자문서고 관리) 전자문서고 관리자는 문서의 보안등급에 따라 보안문서에 대한 검색ㆍ열람ㆍ유통을 통제해야 한다.
제43조(문서의 열람) ① 보안문서의 검색ㆍ열람ㆍ유통은 해당 업무담당자와 팀장ㆍ부서장 및 그 권한을 인정받은 자로 제한한다.
  ② 일반문서는 본교 그룹웨어를 사용하는 전 구성원이 열람할 수 있다. 


제 3 절  편철ㆍ보관


제44조(분류) ① 문서의 편철 및 보관에 관한 내용은 일반문서에 관한 사항을 규정하며, 전자문서는 기록물철을 전자문서시스템에 사전에 등록하여 사용한다.
  ② 처리 완결된 문서는 처리부서에 기능종별로 분류한다.
제45조(1건철) 문서는 안건마다 그 발생ㆍ경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순에 따라 1건으로 합철한다.
제46조(보관철의 사용) ① 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 별지 제7호 서식에 의한 보관철을 사용한다.
  ② 보관철내의 문서량은 300매를 원칙으로 한다.
  ③ 전자문서의 경우 전자문서고에 보관하며 보관철을 사용하지 않는다.
제47조(편철방법) 완결된 1건문서는 보존종별마다 완결일자순으로 최근문서가 상부에 오도록 철하고 별지 제8호 서식인 “색인목록표”를 작성하여 권두에 붙인다.
제48조(색인목록) 색인목록에는 최종 1건문서의 대표적 완결문서 건명을 기재한다. 그러나, 대표적 문서건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.
제49조(특수문서의 보관) 첨부물이 인쇄물 또는 책자로 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 관계문서의 기관명ㆍ분류번호ㆍ일자ㆍ제목을 기재하여 별도 보관한다.
제50조(문서참조표) 문서내용이 다른 1건철의 문서와 관련이 있는 경우에는 원문에 갈음하여 별지 제9호 서식의 “문서참조표”를 철한다.
제51조(서류함 및 전자문서고) 완결된 문서는 서류함 및 전자문서고에 보관한다.
제52조(배열) 서류함안의 보관철 배열은 문서철 번호순으로 하며 서류함의 안쪽에 별지 제10호 서식에 의한 “보관철색인표”를 비치하여야 한다.
제53조(미결문서의 보관) 1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당자별로 미결문서보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다.
제54조(보존기간 3년미만 문서의 보존) 보존을 요하는 보존기간이 3년미만인 보존문서의 보관철은 해당문서 처리부서에서 정리ㆍ보관한다.
제55조(이관) 보존기간이 3년이 경과한 문서는 신학년도 개시후  3개월 이내에 별지 제11호 서식 “보존문서대장인계부” 2부(처리부서 및 총괄지원팀(자연과학캠퍼스 학사지원팀)용 각1부)를 작성하여 당해문서(컴퓨터 파일류 등의 전자기록ㆍ저장 장치물 포함)와 함께 총괄지원팀(자연과학캠퍼스 학사지원팀)에 이관한다. 다만, 처리부서장이 정리ㆍ보관 및 참고의 편의를 위하여 각 부서별로 필요가 있다고 인정할 때에는 그 처리부서에서 보관할 수 있다.


제 4 절  보  존


제56조(보존) 문서의 보존에 관한 사항은 일반문서를 기준으로 하며, 모든 보관철은 연도별ㆍ보존기간별로 보존하여야 한다.
제57조(전자문서의 보존ㆍ관리) 전자문서는 전자문서시스템상에 보존하며, 지속적으로 백업을 실시하여 시스템 오류에 대비하여야 한다.
제58조(보존문서기록대장) 보존문서는 별지 제12호 서식에 의한 “보존문서기록대장”에 보존기간별로 현황을 기록하여 비치한다.
제59조(점검 및 소독) 보존문서와 보존문서대장은 연 1회 이상 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질ㆍ충해등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다. 


제 5 절  대여 및 열람


제60조(보관철의 대출) 보관철의 대출은 별지 제13호 서식에 의한 “문서대출대장”에 기록한 다음 별지 제14호 서식에 의한 “대출카드”에 필요사항을 기재한 후 대출된 보관철의 위치에 삽입하고 반환되면 대출카드를 제거한다. 그러나, 영구보존문서 및 준영구보존문서는 대출하지 못한다.
제61조(대출기간) 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.


제 4 장  폐  기


제62조(대내문서의 폐기) ① 문서의 폐기와 관련된 사항은 일반문서를 기준으로 규정한다.
  ② 보조기관 및 보좌기관 상호간에 수발되는 대내문서에 대하여 처리부서에서는 이를 처리ㆍ완결한 때에 문서접수대장에 폐기내용을 기재한 후 이를 폐기할 수 있다.
제63조(보존기간 경과문서의 폐기) ① 보존기간이 끝난 문서는 총장의 승인을 얻은 후 보존문서기록대장에 빨간색 글씨로 폐기일자를 기입한 후 폐기한다.
  ② 제1항에 의하여 폐기하는 문서 중에서 본교 역사연구에 참고가 된다고 인정되는 문서가 있을 때에는 이를 참고문서로 재정리 보관할 수 있다.
제64조(폐기표시) 폐기되는 모든 문서에는 별표 9에 의한 “폐기인”을 날인하여야 한다.
제65조(문서의 폐기) 문서의 폐기는 다음 각 호에 의한다.
  1. 제54조 및 제55조의 규정에 의하여 인계된 보존문서의 폐기는 그 보관부서에서 처리한다.
  2. 기타 문서를 폐기할 때에는 학기말에 일괄하여 총괄지원팀(자연과학캠퍼스 학사지원팀)과 협의하여 폐기한다.
제66조(재생) 폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생하여 활용할 수 있다.


부    칙          
이 규정은 1984년 3월 1일부터 시행한다.  


부    칙          
이 규정은 1994년 5월 27일부터 시행한다.  


부    칙          
이 규정은 1997년 3월 1일부터 시행한다.  


부    칙          
이 규정은 1997년 11월 19일부터 시행한다.  


부    칙          
이 규정은 1998년 1월 16일부터 시행한다.  


부    칙
이 규정은 1998년 10월 1일부터 시행한다.


부    칙
이 규정은 1999년 4월 15일부터 시행한다.


부    칙
이 규정은 2000년 10월 27일부터 시행한다.


부    칙
이 규정은 2006년 12월 26일부터 시행한다.


부    칙
이 규정은 2018년 3월 1일부터 시행한다.

별첨 :
  • 별지 제1호. 기안문서 서식.pdf pdf다운로드
  • 별지 제1호의2. 기안문서 서식 예외(관계서식).pdf pdf다운로드
  • 별지 제2호. 기록물등록대장.pdf pdf다운로드
  • 별지 제4호. 대외문서접수대장.pdf pdf다운로드
  • 별지 제5호. 문서접수대장.pdf pdf다운로드
  • 별지 제7호. 문서보관철.pdf pdf다운로드
  • 별지 제8호. 색인목록.pdf pdf다운로드
  • 별지 제9호. 문서참조표.pdf pdf다운로드
  • 별지 제10호. 보관철색인표.pdf pdf다운로드
  • 별지 제11호. 보존문서대장인계부.pdf pdf다운로드
  • 별지 제11호. 보존문서대장인계부.pdf pdf다운로드
  • 별지 제12호. 보존문서기록대장.pdf pdf다운로드
  • 별지 제13호. 문서대출대장.pdf pdf다운로드
  • 별지 제14호. 문서대출카드.pdf pdf다운로드
  • 별지 제15호. 전자결재 직인.서명 등록대장.pdf pdf다운로드
  • 별지 제16호. 문서종별보존기간.pdf pdf다운로드
  • 별표 3. 결재란.pdf pdf다운로드
  • 별표 5. 문서등록표시.pdf pdf다운로드
  • 별표 7. 직인생략 표시.pdf pdf다운로드
  • 별표 9. 폐기인.pdf pdf다운로드
  • 별표 10. 문서처리인(1).pdf pdf다운로드
  • 별표 11. 문서처리인(2).pdf pdf다운로드